איך לרתק את הקהל בכנס מקצועי: ארבע הצעות מנקודת המבט של משתתף

לא מזמן השתתפתי בכנס קטן ללקוחות של חברת תוכנה ישראלית. תוכנית הכנס כללה הצגת גרסה חדשה של התוכנה, מספר הרצאות קצרות ו- Case Studies. הכנס היה מ-ש-ע-מ-ם. הקהל המנומס, כמה עשרות אנשים, היה שקט לחלוטין ולא נשאלה שאלה אחת לאורך כל הכנס. מה השתבש? כצופה אשר רגיל לעמוד בצד השני דווקא - מול הקהל - אציע כאן את התובנות שלי כדי לעזור לכם לארגן כנס מעניין ואולי אפילו סוער.

 

דוברים – הנכס של הכנס

לא משנה כמה נוצץ יהיה האירוע, וכמה הנטוורקינג יהיה מוצלח - אם ההרצאות יהיו משעממות, המוזמנים יתאכזבו. אבל זה לא פשוט לרתק קהל. בכנס התוכנה האמור, למשל, הציגו אנשים מצוות הפיתוח את החידושים בגרסת התוכנה הבאה. בואו נהיה כנים: רוב החידושים בגרסאות תוכנה אינם מרגשים במיוחד, בדרך כלל. חברו את זה עם מציגים לא כריזמטיים וחסרי ניסיון מול קהל, ותקבלו משבצת-זמן מעייפת וחסרת חשיבות.

הניסיון של המרצים בעמידה מול קהל הוא קריטי. והניסיון שלהם בהעברת ההרצאה הספציפית חשוב לא פחות.

מרצה על הבמה הוא למעשה שחקן בהצגת יחיד. ושחקן, רקדן, זמר, נגן, או סטנד-אפיסט – לא היו חולמים לעלות על הבמה ללא חזרות "על יבש" ואם אפשר גם "על רטוב". אם מי שיש לו הכישורים והכשרון עושה חזרות אינספור, על אחת כמה וכמה שמרצה-לרגע, עם הרצאה חד-פעמית, צריך לתרגל אותה שוב ושוב לפני שהוא עולה על הפוד. יש לכם מרצים כאלה בתוכנית? עודדו אותם לעשות חזרות וללטש את החומר מול קהל אוהד (אך ביקורתי!), לפני האירוע הגדול.

 

לעשות בקרת איכות למצגות

האמת הכואבת היא שלא כולם יודעים לעשות מצגת ראויה. לכן, טרם הכנס, בקשו (ברגישות) מכל מרצה לשלוח לכם את המצגת שלו. זה יאפשר לכם לתת פידבק במידה והמצגת בעייתית, ולהציע שיפורים. זה לטובת המרצה, ולא, זו לא חוצפה: לא רק כבודו של המרצה על הכף, אלא גם כבודם של המשתתפים בקהל, וכמובן היוקרה שלכם - מארגני הכנס.

 

על שיתוף הקהל

אין ספק שזה אתגר גדול יותר לנהל הרצאה אינטראקטיבית. כמאזין, אני מוצא שבהרצאה אשר בה יש דו-שיח מסויים עם הקהל, קל לי יותר לשמור על ריכוז. יש אקשן: אנשים מרגיזים ששואלים שאלות מטומטמות; אנשים שמעירים הערות מחכימות; מרצה שנותן תשובת מחץ מפתיעה לשאלה אפיקורסית. כדי ליצור אוירה המעודדת מעורבות הקהל, כדאי לוודא שכבר הדובר הראשון בכנס מערב את הקהל באופן פעיל באמצעות שאלות. כך הוא קובע את הנורמות המקובלות בכנס, ומבהיר למשתתפים המאזינים לו, שמה שהם חושבים - חשוב ורלוונטי.

 

יש פואנטה?

כל הרצאה צריכה לתת משהו ברור למאזין: לקח, תובנה, מידע, ידע, או אפילו "סימן שאלה" קונקרטי. אם לדובר אין מסר מרכזי, וכל מטרתו לספר סיפור או להציג נתונים, המאזינים יאבדו קשב. כשמציגים Case Study, למשל, רצוי שהדובר יציג את הרקע ההכרחי בלבד ויעבור מהר ככל האפשר לעיסוק בסוגיה כלשהי אשר צריכה לעניין את הקהל – הדילמה או הקושי שבלב המקרה. טיפ: כמו בכל סיפור טוב, צריכה להיות כאן איזושהי דרמה: קונפליקט, שיא, והתרה (או סוף טראגי, אם לשם הגיעו הדברים). אבל העיקר הוא לגרות את המאזינים בקהל לחשוב בעצמם על הסיטואציה, להבין את הקושי, להמציא פתרונות משלהם ולהמתין שיוכלו להשוות אותם עם הפתרונות שנמצאו בפועל. כשמאתגרים אנשים אינטלקטואלית, הם לא רק לומדים ומפנימים טוב יותר, אלא גם נהנים יותר. מה יותר טוב מזה?...

 

ושיהיו לכם רק כנסים מוצלחים, מחכימים ומפרים!

 

ערן גילה הוא הבעלים של מובילה – סדנאות משחקי שולחן

גיבוש חברתי, פיתוח צוות ומנהלים במשחקי שולחן מיוחדים

eran@mobila.co.il

www.mobila.co.il

052-3285860