תכנון גרוע, כישלון באירוע!

הפחד הגדול ביותר של מארגן אירוע הוא הכישלון. כבני אדם אנו מונעים על ידי הפחד מכישלון והפחד הזה במקרה הטוב מניע אותנו להצלחה, על המקרה הרע לא צריך לדון...

 

 

אם כך, איך אפשר לתכנן מראש אירוע מוצלח? איך ניתן לדעת בוודאות שכולם יגיעו, שהמקום יתפקד, ושלא ייפול למישהו המסך על הראש תוך כדי נאום? יש מספר טיפים אשר יכולים להיות תבנית תכנון אירוע עבורך, גזור ושמור!

 

מקום לאירוע: רגע אחרי שהכרזתם בקול שהגיע הזמן להשיק את התוכנה החדשה מתעורר הצורך הראשוני במקום. מהם השיקולים לבחירת מקום?

 

נגישות: בבחירת מקום לאירוע עליך לקחת בחשבון שהוא יהיה נגיש גיאוגרפית לרוב אורחי הכנס כלומר אם החברה שלך נמצאת בראשל"צ אל תבחר במקום רחוק כמו חיפה כי אף אחד לא אוהב לבזבז את זמנו בנסיעות ארוכות.

 

צוות טכני: לפעמים הנטייה לחסוך בבחירת מקום ללא צוות טכני מתגלה כגורם לכישלון האירוע. כאשר הצוות נמצא במקום הוא זמין ונגיש לפיתרון כל בעיה שצצה ולא נוצר מצב בו הברקו לא עובד ואתם נאלצים לוותר על המצגת שאמורה להיות לב ליבו של הכנס.

 

קייטרינג: מסתבר שלא רק הצבא צועד על קיבתו. מחקרים מוכיחים שתחושת שובע גורמת להרגשה טובה ונינוחה ולכן לא כדאי יהיה לחסוך בטיב הקייטרינג מפני שרק עליו ידברו ביום המחרת לטוב ולרע.

 

הזמנות: לעיתים יש נטייה לא לדייק בתזמון משלוח ההזמנות לאירוע כלומר מוקדם מידי מכדי שמישהו יזכור בדיעבד ומאוחר מידי מכדי שלמישהו יהיה זמן פנוי. הזמן הנכון הוא להוציא הזמנות כשלושה שבועות לפני ולבצע מעקב טלפוני כשבוע לפני כך ניתנת האינדיקציה המדויקת ביותר.

 

תוכן: כנסים ואירועים הינם דבר אשר קיים בשגרת ימינו ולכן הגיע הזמן לחדש. להוסיף לכנס "תבלין" אשר יבדל אותו מ"עוד אירוע שגרתי". חכם ממני אמר פעם שאת ה"חומר היבש" ניתן לשלוח בפקס מיותר להפיק כנס שלם כדי לראות מצגת שיכולה לעבור תוך דקה במייל. לעומת זאת מומלץ לשלב באירוע עסקי תוכן חוויתי אשר ייתן ערך מוסף למשתתפי הכנס וכן משהו לדבר עליו ביום המחרת. ניסיון בשירות: לאדם אשר אמור להפיק לך את האירוע יש מן הסתם ניסיון רב יותר בהבנת הצרכים של אירועים שונים כאשר הוא נותן לך עצה מניסיונו לגבי שינוי גודל המקום, הוספת אוכל בקייטרינג, הערכת זמן התארגנות הקשב לו כי הוא היה שם לפניך והוא יודע על מה הוא מדבר.

 

כל אירוע מלווה בכאב ראש גדול עד הרגע שהוא מסתיים, ניתן לצמצם את ההתעסקות על ידי כך שתתכנן הכל במקום אחד, כך נחסכת המון לוגיסטיקה מסובכת וצורך בהתקשרות עם המון גורמים ולכן זה עדיף מלנסות "להסתדר לבד".

 

חיסכון: אנו נהנים לחשוב שחסכנו בעלויות. כל אחד מכיר את תחושת הסיפוק על כך שהשיג מוצר בחמש מאות לעומת באלפיים. בהפקת אירועים הנטייה לחיסכון פועלת בדרך כלל לרעת הלקוח מאחר והיא משפיעה ישירות על האיכות. כאשר מתכננים אירוע אנו בעצם מארחים את המוזמנים ועלינו לתת להם את התחושה שהשקענו בהם, שהם רצויים ולא לכבד אותם בשתייה מבקבוקים וכוסות פלסטיק.... אירוע לא מפיקים כל יום ולכן הקפד על הפרטים וזכור שרושם ראשוני הוא שקובע את ההתנהלות לאורך הדרך וכמו בכל דבר אם תשקיע תקצור את הפירות הרצויים.

 

בהצלחה באירוע הבא שלך! קרין ויצמן מנהלת שיווק ומכירות. מתחם ZOA תל אביב (בית ציוני אמריקה) www.zoa.co.il