ביקור של אורחים מחו"ל הוא הזדמנות למפגש בלתי אמצעי, דרך להשיג את רצונם הטוב – אם רק תדעו להיערך נכון לביקור מוצלח.
יש לך משימה: לארגן טיול לקבוצה מחו"ל.
בין אם אתה איש עסקים שצריך לארגן טיול לקבוצה של 4 קולגות, אשת משאבי אנוש שצריכה לארגן פעילויות לקבוצות מחו"ל או אדם פרטי שקרובי משפחתו עומדים להגיע לביקור בישראל, יש מידע בסיסי שכדאי לאסוף על מנת לתכנן טיול מוצלח.
שרה לוי, מפיקת אירועים חווייתיים, המתמחה בארגון טיולים לקבוצות מחו"ל, מסבירה:
ככל שתקדימו להתכונן כך ייטב. אם הודיעו לכם חצי שנה מראש על קבוצה של שאתם צריכים להפיק עבורה תוכנית אירוח מושלמת, אל תחכו אפילו רגע. הפקת טיולים לקבוצות מחו"ל היא משימה מורכבת שדורשת הרבה לוגיסטיקה, בירורים ותיאומים. אם זוהי לכם הפעם הראשונה שבה אתם נדרשים לגייס את התכונות הארגוניות שלכם, צאו מיד לדרך.
כל הפקת אירוע מתחילה באיסוף מידע ראשוני:
- מהו מועד ההגעה? אירוח של חורף, קיץ, אביב או סתיו לא ייראה אותו הדבר. טיולים בארץ ישראל (למזלנו), ניתן לארגן בכל ימות השנה. השאלה היא רק לאן.
- מה מספר האורחים? לשלושה אורחים אולי תוכלו לתפקד כמדריך טיולים ונהג, אבל כדי לארגן פעילות לקבוצה גדולה של אורחים תצטרכו לארגן הסעה מאורגנת.
- כמה זמן עומד לרשותכם? יכול להיות שהאורח או הקבוצה מחו"ל מתכוונים לשהות בארץ תקופה של 10 ימים, אבל מתוכם הם יהיו אתכם רק יומיים.
- מטרת הביקור: טיול צ'ופר לעובדים מצטיינים? פגישות עבודה משולבות בבילוי? סיור לימודי? חופשה מפנקת? כשאתם יודעים מה המטרה, אתם יכולים לארגן אותה בדרך המיטבית.
- מהו חתך הגילאים? שלושים, ארבעים, שבעים? ואולי מדובר בקבוצה עם מגוון גילאים?
- מהיכן הם מגיעים? בררו מאיזה אזור גיאוגרפי מגיעים האורחים- האם מהכרך הגדול או אולי מהפריפריה?
- מהו סוג הקבוצה? בררו האם ישנם אנשים מוגבלים או אולי מדובר בקבוצה חובבת ספורט ואתגרים. האם אלה אורחים שישמחו לשבור את השגרה ברכיבה על טרקטורונים. או שהם אנשים "מכופתרים", אנשים שאוהבים תרבות קלאסית, או מוסיקה עכשווית, האם הם שוחרי אמנות, אוהבי היסטוריה או שמא אנשים המעדיפים מסעי קניות בקניונים? האם יעדיפו טיולי טבע, סיורים במוזיאון או אולי יום בשוק פתוח וצבעוני ילהיב אותם?
- הנוסע המתמיד או טיול ראשון? האם זוהי הפעם הראשונה שייצאו את גבולות ארצם, או אולי מדובר באנשי עסקים חובקי עולם שכבר ביקרו בכל מקום ואתר על פני הגלובוס? האם זו הפעם הראשונה שלהם בישראל?
אחרי שאספתם את כל הפרטים האינפורמטיביים, טוב תעשו אם תתחילו לאסוף מידע רחב יותר על התרבות, על המאפיינים ועל הצרכים של האורחים שלכם. אל תחששו להתייעץ עם הבוס, נציג המשלחת או האורח עצמו לגבי אהבותיו, העדפותיו והציפיות מהאירוח. ככל שתדעו יותר על הרקע, התרבות, והמנהגים של התיירים שלכם מחו"ל, כך תוכלו לענות טוב יותר על הציפיות שלהם.
קראו הרבה על הארץ ממנה הם באים, האזור, המנהגים, האוכל וצורת הבילוי המאפיינת אותם.
לא פחות חשוב מכל אלה – הכסף. מה התקציב שלכם לכל ההפקה? עדיף תמיד להשאיר קצת עודפים מאשר להיות במצב בו אתם חורגים מהתקציב ואינכם יכולים להשלים את כל התוכנית.
גם אחרי שביררתם, צלצלתם, הזמנתם, קבעתם ותיאמתם – אל תשכחו! כל תוכנית היא בסיס לשינויים. אולי סיפרו לכם על שני סינים עם כינור גדול והגיעו שניים עם חצוצרה?
מארח טוב הוא זה הקשוב לצרכים של אורחיו. טוב תעשו אם עבור שעות מסוימות תכינו יותר מאפשרות אחת לבחירה. הביאו בחשבון שעלולות להיות בקשות שיצוצו, (הם מעדיפים, למשל, את השוק בעכו על פני אולמות האבירים שתכננתם). אל תתייחסו לעניין ההפקה בצורה נוקשה שלא ניתן לזוז ממנה ימינה או שמאלה. זרמו עם האורחים שלכם, אחרי הכול התמורה להשקעה שלכם תהיה כשתראו את החיוכים על השפתיים, את הברק בעיניים ותשמעו את ה- IT'S WAS GREAT! !
שרה לוי היא בעלת חברת ”אשל הפקות“ המתמחה בהפקת אירועים עסקיים מגוונים ביניהם: אירוח קבוצות מחו"ל, ימי כיף, ימי גיבוש, טיולים, סדנאות ODT- סדנאות לפיתוח מיומנויות וכישורים ,אטרקציות לאירועים- טיולי גיפים ,טרקטורונים ועוד, טיולים בארץ וסדנאות שונות.
אשל הפקות – טל' – 9856999 -04 נייד – 0528342914,
דוא"ל – eshelafakot@gmail.com
אתר- http://eshelafakot.com/
