8 הטיפים לבחירת חברת ההפקה שלכם.

מאת: נורית בר, בעלת חב' ההפקות "פרח החיים".

מנהלי משאבי אנוש, רווחה והאחראים על האירועים בחברה- על כתפיכם מונחת אחריות גדולה להוציא אל הפועל אירוע עסקי מוצלח ומקצועי, ליצור WOW באירוע לעיתים אף בתקציבים מצומצמים, לרגש את העובדים ולגרום לשביעות רצון המנהלים על ההשקעה הכספית באירוע… האם כדאי לכם להפיק אירוע בכוחות עצמכם או להיעזר בחברת הפקה חיצונית, ואם בחברת הפקה- איך לבחור את הטובה ביותר עבורכם?

האם להפיק לבד או להיעזר בחברת הפקה?

בהפקת האירוע בכוחות עצמכם אתם נדרשים לבנות תוכנית מיוחדת ועשירה בתוך תקציב מוגדר, כל זאת עם ספקים מקצועיים ואיכותיים, עם תכנים יצירתיים וחדשניים המותאמים לקהל שלכם. כדי לבדוק איכות והתאמה לצרכים שלכם, הדבר מחייב אתכם לרוץ לראות ספקים בפעולה ולתור בין מקומות פוטנציאליים. כדי לבנות הפקה עליכם לתאם בין כל הגורמים, לשאת ולת מול כל גורם על התנאים הכי טובים, להוציא הזמנות עבודה, לסגור פרטים קטנים, לנהל את האירוע ביד רמה, שכל המתוכנן והמסוכם אכן יקרה בפועל והאירוע "יתקתק" כמו שצריך, כלומר נדרש מכם לפנות את עצמכם מעבודתכם השוטפת במשך כמה חודשים (במקרה הטוב) ולהפוך עצמכם למפיקי אירועים. מטלה שמצריכה מכם ללא ספק השקעה מרובה של זמן ואנרגיות.

להמציא את הגלגל מחדש בכל אירוע, כשזה לא התפקיד לו יועדתם וכשאינכם מצויים בשוק האירועים- יכול להפוך למעמסה כבדה ומתישה, השואבת אנרגיות וזמן יקר לטובת אירוע חד פעמי. בדיוק לשם כך קיימות חברות ההפקה. תפקידה של חברת הפקה טובה לפנות אתכם לגמרי ממטלה זו, להיות מקורית ויצירתית על מנת לרגש, להביא חדשנות ומקצוענות, לשלב ספקים איכותיים ומקצוענים במחירים הכי טובים בשוק עם תנאים הכי נוחים לעבודה, לתת לכם שירות זמין, גמישות ונועם בעבודה לאורך כל הדרך, על מנת שאתם תוכלו להיות אורחים "בראש שקט" באירוע שלכם.

איך לבחור את חברת ההפקה הטובה ביותר? השוק מוצף בחברות רבות גדולות כקטנות, טובות יותר או פחות. להלן 8 טיפים שיסייעו לכם לבחור בחברת הפקה מצוינת, שתיתן לכם תמורה ראויה להשקעתכם:

1. מקצוענות חסרת פשרות– אין פשרות לגבי מקצוענות, על כך יקום וייפול אירוע! לצערנו, לאחרונה נחשפנו לשורת מחדלים של חברות הפקה שאירועים נפלו או נמנעו מלהתקיים בגלל רשלנות מקצועית מצידן. חברת הפקה  מקצועית עובדת אך ורק עם ספקים איכותיים שנבדקו על ידה בזמן אמת, המחזיקים רישיונות, ביטוחים כנדרש, תעודות כשרות וכו'. חברות הפקה רבות עובדות ללא ביטוח צד ג' ואחריות מקצועית, בקשו לראות גם את פוליסת הביטוח של חברת ההפקה עצמה.

1. חדשנות ויצירתיות– כאמור בפתיח, חדשנות ויצירתיות חייבים להיות ערכים מובילים אצל חברת ההפקה. היא צריכה להיות מעודכנת תמידית בספקים חדשים ואיכותיים, כדי שתוכל לחדש ולרגש באמת וליצור אפקט WOW באירוע שלכם. תפקידו של מפיק טוב לתור את הארץ לאורכה ולרוחבה ולהכיר מקומות, תכנים וספקים מיוחדים ואיכותיים לאירועים. חברת הפקה טובה אמורה להציע לכם בו זמנית מגוון רחב של ספקים באותו תחום כדי לאפשר לכם מגוון אופציות לבחירה המותאמות לאופי עובדי החברה שלכם.

1. "תפירה אישית"- הייתם רוצים שהאירוע שלכם יהיה בדיוק אותו אירוע כמו שהופק ל- 50 חברות אחרות לפניכם? ודאי שלא, אתם רוצים לדעת שהאירוע שלכם יהיה מיוחד ומותאם באמת לכם!
   חברת הפקה טובה משקיעה זמן ומחשבה ויוצרת "תפירה אישית" לכל לקוח עם התוכנית המתאימה באמת לאופי החברה ולרוח העובדים בה.

   *איך תדעו שחברת ההפקה שמולכם תתפור לכם אירוע ייחודי?

2. אם נשאלתם הרבה שאלות לפני קבלת הצעה להפקה, זו כבר התחלה טובה!
   שווה לכם להשקיע זמן ומחשבה יחד עם המפיק כדי להבין נקודות חשובות: מה אופי החברה שלכם, מה מאפיין את קהל המשתתפים הספציפי באירוע, אילו אירועים נעשו בעבר, אילו תכנים היו בהם, מה היה מוצלח ומה פחות, מה החברה שלכם רוצה להעביר באירוע לעובדים (מטרה/ מסרים/ ערכים וכו'), כמה שיותר פרטים, יותר טוב כדי לבנות לכם הצעה מושלמת לכם.
3. הציצו באתר החברה ותראו אירועים שהופקו על ידה, תבדקו אם כולם נראים אותו הדבר או שיש בידול וייחוד לאירועים השונים.
4. מה הניסיון שלך? אתם לא רוצים לדעת שמתגלחים על החברה שלכם לראשונה!
   ראשית בדקו את תחום ההתמחות של חברת ההפקה. אין ספק שניסיון בהפקת אירועים ובפרט בסוג האירוע שאתם צריכים להוציא אל הפועל הינו מהותי. אם פניכם להפקת אירוע גיבוש, אין טעם לפנות לחברה שמפיקה כנסים לרוב, כך בהפקת כנסים- פחות תתאים חברה המתמחה באירועי קד"מ.

בדקו את הרזומה של חברת ההפקה ובקשו לראות המלצות- בקשו פרטי ממליצים שהפיקו אירוע דומה עם חברת ההפקה, התקשרו אליהם ובררו את כל הפרטים החשובים לכם בעבודה עם מפיק, שאלו אודות הדרך איתו כמו על התוצאה שהפיק.

1. הדרך לא פחותה מהתוצאה– הדרך מרגע ההיכרות ועד למועד האירוע יכולה להיות ארוכה, לעיתים בת כמה חודשים טובים. בתהליך הכנת האירוע יכולות להופיע מהמורות רבות התלויות בגורמים חיצוניים(תנאי מזג האוויר, תקציב שמתקצץ, דרישת המנכ"ל לשנות מועד האירוע ועוד "פנצ'רים" בלתי צפויים …), לכן המפיק חייב להיות פרטנר שלכם להגשמת המטרה. אתם רוצים לדעת שאתם יכולים לסמוך במאת האחוזים ולהיות רגועים לאורך הדרך.

חשוב שתרגישו שהמפיק שעובד אתכם הוא אדם נעים שיודע להקשיב, מגלה סובלנות ואמפטיה, בעל אורך רוח לתהליך, שאינו יוצא מכליו כשיש מהמורות שאינן למורת רוחו, שיודע להרגיע בזמן לחץ (אתכם/ את הספקים…), יצירתי בפתרון בעיות, מגלה גמישות בעת הצורך ואינו נעול ונוקשה כי "כך סוכם", ובקיצור מפיק שיהיה לכם רגוע ונעים להתנהל מולו לאורך הדרך.

1.  אלוהים נמצא בפרטים הקטנים ובתחום ההפקה במיוחד.
   אירוע יכול ליפול על פרטים קטנים שנשכחו או לא ניתנה עליהם תשומת הלב: התזמון המדוקדק של הדברים, מיקום השילוט המדויק למקום האירוע, סרטי זיהוי ברכבים הנוסעים בשיירה במהלך אירוע בשטח, מנה על המזנון שלא מולאה מחדש בזמן וכו'…
   ואיך אפשר בלי הפתעות ופינוקים קטנים? הדברים הקטנים המפנקים הם שגורמים להרגשת יחס אישי (השי בקבלת הפנים של הכנס, הקישוטים הקטנים שנותנים טאץ' מיוחד לאווירה, קרם ההגנה המפנק שחולק בתחילת הטיול, המגבון הלח והארטיק עם תום המסלול…) חברת הפקה שעובדת מהלב תדאג לפנק ולתת בשפע. בדקו שפרטים קטנים, פינוקים ונדיבות הן חלק מהאג'נדה של חברת ההפקה שמולכם.

1.  הגודל לא קובע בהכרח– חברות ההפקה הגדולות מעסיקות עשרות מפיקים בעלי תפקידים שונים. בחברות הגדולות ההתנהלות מתחילת ההיכרות ועד הפקת האירוע בפועל עוברת הרבה ידיים וגורמים מטפלים. הקפידו לבקש שמי שיפיק בפועל את האירוע שלכם יהיה אותו האדם אליו התחברתם לראשונה ושהתנהל מולכם לאורך הדרך עד לסגירת הפרטים הקטנים.
   דווקא חברות הפקה קטנות מחויבות להשקיע תשומת לב לפרטים הקטנטנים שעושים את ההבדל באירוע שלכם, כי כל אירוע קטן ביותר הוא אבן דרך ברזומה שלהם. בחברות כאלו תוכלו למצוא יחס אישי ומלא לאורך כל הדרך. אותו מפיק איתו נפגשתם ואליו התחברתם מהשיחה הראשונה- הוא זה שילווה אתכם לאורך הדרך מ-א'-ת', יקשיב לצרכים המשתנים שלכם ושל החברה, "יעשה שמיניות" למצוא לכם את הפתרון ההולם לבעיות שבדרך, והוא זה שיפיק בפועל את האירוע, ובעצם המפיק יהיה הפרטנר האמיתי שלכם בהצלחת האירוע.
2.  הקשיבו לליבכם, הוא יודע מה טוב בשבילכם– חברות הפקה רבות מתהדרות בפרופיל חברה מפואר, ובו "אני מאמין" ומוטו מזמין.  האם מאחורי כל סלוגן מפואר עומדת חברה המקיימת את האני מאמין שלה?  סלוגנים וסיסמאות שיווקיות נועדו לגעת בלבנו, בצרכים הכואבים שלנו, לכן חשוב לבדוק היטב האם ישנה שקיפות בין ההבטחות ובין החברה העומדת מולכם, וחשוב מזה- ובין המפיק העומד מולכם.
   כיצד ניתן לבדוק זאת?
   לאחר שיחת טלפון ראשונית, השקיעו זמן בפגישה אישית עם נציג מחברת ההפקה, בדקו שנעים לכם לדבר איתו, שנוצרת תחושת אמון מולו כי פיו וליבו שווים הם, כי יש לו יכולת הקשבה ואינו עסוק רק במכירה ושכנוע בלבד, שהוא פועל מהלב ולא רק מהכיס, שיש בו שלווה לצד אסרטיביות הנחוצה להתנהלות מדויקת מולכם ומול ספקים.

וטיפ קטן אחרון: עיינו במכתבי ההמלצה של לקוחות חברת ההפקה ובדקו האם הנקודות בה צוינה החברה לשבח, הן אכן היתרונות המופיעות ב"אני מאמין" או ב"אודות" שבאתר החברה,
אז תדעו שזכיתם לעבוד עם חברת הפקה שמקיימת מה שהיא מבטיחה!

ולסיכום, בחרו בחברת הפקה מקצועית ומנוסה, החורטת על דגלה יצירתיות וחדשנות, נדיבות, הקשבה וגמישות ומקיימת זאת הלכה למעשה,  עם מפיק אישי צמוד שמלווה אתכם מתחילת הדרך ועד ליום האירוע כפרטנר נעים, גמיש ומקצוען,  הפועל מהלב והנשמה ורואה בהצלחת האירוע כהצלחתו האישית.  מפיק כזה יגרום לכם ללא ספק להיות אורחים רגועים באירוע החברה שלכם!

*הטיפים באדיבות נורית בר, מחברת ההפקות:   
 
        לאתר החברה: www.flower-of-life.co.il